Thuiswerken: tips en tricks

De wereld is het laatste jaar enorm veranderd op alle vlakken. Zo is thuiswerk bijvoorbeeld een onderdeel van het dagelijks leven geworden voor velen onder ons. Waar bedrijven vroeger misschien eerder terughoudend keken naar werken vanop afstand, is dit nu op veel plaatsen geïntegreerd. Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van de werknemers aan telewerk doet en dat het ook over meerdere dagen per week gaat. De voordelen zijn vaak niet te ontkennen. Echter, zoals bij alle aanpassingen, brengt ook thuiswerk bepaalde uitdagingen met zich mee.

Rolconflicten, work-life balance en sociale isolatie zijn vraagstukken die zich bij het thuiswerken aandienen. Het werken verloopt in deze vreemde tijden voor iedereen anders, zowel voor thuiswerkers, als de mensen die op locatie aan de slag kunnen. In deze nieuwbrief focussen we op het thuiswerk en hoe we hier op een gezonde manier mee kunnen omgaan. We geven enkele tips om tijdens het zorgen voor elkaar, ook voor jezelf te zorgen.

Verschillende mensen vinden verschillende levensdomeinen belangrijk en willen deze anders invullen. Wanneer je van thuis uit werkt, kan dit in het gedrang komen. Een goede balans vinden tussen werk en privé is dus cruciaal om goed te kunnen thuiswerken. Hieronder volgen enkele tips die jou hierbij kunnen ondersteunen.

Een uitdaging waar veel mensen bij het thuiswerken tegen botsen, is het behouden van structuur. Zo vallen bepaalde rituelen en routines, die de start van de werkdag signaleren, weg. Er is geen woon-werkverkeer, er zijn geen koffiepauzes met collega’s en de lunchpauze wordt vaak niet op een vast moment genomen. Het inbouwen van deze rituelen kan helpen bij het vasthouden van structuur. Zo kan je een fictief woon-werkverkeer inbouwen. Ga bijvoorbeeld ’s ochtends een wandeling maken voor je begint te werken. Probeer ook een onderscheid te maken in je werkplek thuis.

Behoud je werkplek voor werken en niet voor ontspannen. Soms is dit niet mogelijk. Dan kan je bijvoorbeeld elke avond je laptop aan de kant zetten of je bureau opruimen. Kleding kan je hierbij ook helpen. Reserveer bepaalde outfits om in te ontspannen en bepaalde om in te werken. Je voelt je waarschijnlijk niet zo productief in pyjama, dus je vermijdt best dat je deze een hele dag aanhoudt. Je kunt ook afspraken maken met je huisgenoten en gezin over wanneer je wel of niet beschikbaar bent. Je kunt samen lunchen en ontbijten, of samen een wandeling maken na het werk.

Maak een duidelijke dagplanning. Pauzes plan je best op voorhand. Wanneer deze niet gepland zijn, is de kans veel groter dat je ze zult overslaan. Probeer een dag-structuur zoals op het werk te installeren met vaste pauze-momenten. Een techniek die hierbij kan helpen is de ‘Pomodoro’- techniek. Dit houdt in dat je een (keuken)wekkertje zet in intervallen van focus ( bv 50 min) en ontspanning (bv 5 min). Gebruik deze korte pauzes om even te stretchen of enkele ontspanningsoefeningen te doen (die je op EAP-online kunt vinden). Probeer om jezelf elke dag duidelijke doelstellingen op te leggen. Goed timemanagement is belangrijk om gemotiveerd en georganiseerd te blijven.

Je werkplek is een belangrijke factor in goed thuiswerken, je brengt er namelijk acht uur per dag door. Veel mensen zijn niet voorzien op thuiswerk. Probeer toch om je werkplek zo ergonomisch mogelijk te maken. Door creatief te zijn met je omgeving kan je verschillende aanpassingen maken. Gebruik bijvoorbeeld boeken om je laptop hoger te zetten of zet blokjes onder een lage tafel om deze hoger te maken. Probeer ook regelmatig even recht te staan, dit doe je namelijk op kantoor ook. Beweging is tijdens het thuiswerk zeker belangrijk. Je kunt dit inbouwen door bijvoorbeeld tijdens telefoongesprekken even rond te wandelen.

De uitzonderlijk omstandigheden van Covid-19 hebben vaak een invloed op het mentaal welzijn. Het kan moeilijker zijn om je te concentreren of je raakt vast in een soort van uitstelgedrag. Dit is een normale en menselijke reactie, dus durf ook zeker om hulp vragen bij je leidinggevende of zoek ondersteuning bij je team. Wees tijdens deze rare tijden extra alert voor symptomen van stress. Dit kan zich zowel lichamelijk als mentaal uiten. Aanhoudende vermoeidheid, slaapproblemen, piekeren, een sombere stemming, hoofdpijn, spierpijn, veranderingen in eetlust of maagpijn en hartkloppingen kunnen allemaal symptomen van stress zijn. Wanneer je deze symptomen opmerkt, kan je altijd ten rade gaan bij je huisarts. Bij stress, overspanning of andere zorgen staat het EAP steeds voor je klaar.

Samenwerken en contact houden binnen teams kan moeilijk zijn wanneer het fysieke contact wegvalt. Sommige mensen voelen zich geïsoleerd of de groepsfeer kan vervagen. Het is belangrijk om in te zetten op verbondenheid met collega’s. Maak een onderscheid tussen formele en informele momenten en gebruik elke kans voor sociale interactie. Online koffiemomentjes of dagafsluiters kunnen de informele contacten behouden. Spreek af welke media daarvoor gebruikt worden. Betrek elke collega in het onderhouden van deze contacten. Wees hier steeds aandachtig voor verschillen. Iedereen zit namelijk in een andere situatie en heeft andere noden in deze tijden.

De basis van elk team is wederzijds vertrouwen. Dit is zeker zo belangrijk wanneer een groot deel van het werk individueel en op afstand gebeurt. Probeer onzekerheid en onbetrouwbaarheid te elimineren: duidelijkheid en communicatie zijn van cruciaal belang hierin. Wees betrouwbaar: laat merken dat je luistert en aandachtig bent tijdens het communiceren. Spreek af met het team dat de camera’s aanstaan tijdens meetings. Zorg ervoor dat je op tijd bent en waarschuw je collega’s wanneer je afwezig zou zijn. Maak duidelijke afspraken rond wie er bij welke meetings aanwezig moet zijn en hoe je dit overzichtelijk kunt communiceren. Spreek af hoe snel je op de verschillende communicatiekanalen dient te antwoorden.

Een leuke manier om contact te houden kan een interne blog of chatgroep zijn. Hier kan elke collega dingen posten die naast het werk gebeuren. Zo blijf je nog steeds op de hoogte van elkaars leven. Je kunt hier ook informele mededelingen posten en napraten over een zware werkdag. Online games en quizzes kunnen een ontspannende manier van teambuilding en contact zijn.

Als leidinggevende ben je het vaak gewoon om je team dagelijks te zien en te ondersteunen. Het thuiswerk kan ervoor zorgen dat je het gevoel krijgt de band met individuele werknemers te verliezen. Je kan je ook zorgen maken over het mentaal welzijn van je team en je afvragen op welke manier jij iets kunt betekenen. Je kunt verschillende dingen doen die je team ondersteunen tijdens deze vreemde tijden, hieronder volgen enkele tips.

Als leidinggevende moet je het team en je werknemers vertrouwen. Je kunt het gevoel krijgen dat je bij thuiswerk geen overzicht hebt van waar iedereen mee bezig is. Toch is het belangrijk om je team de maximale autonomie en regelruimte te geven. Waar dat mogelijk en relevant is, kan je zelf in bepaalde opdrachten participeren. Verder is ook hier duidelijke en transparente communicatie cruciaal, alsook rechtvaardigheid en eerlijkheid. Vertrouw er als leidinggevende op dat je werknemers betrouwbaar en gemotiveerd zijn. Tijdens het thuiswerk worden uren bij de meeste bedrijven vaak niet gecontroleerd. Het is belangrijker en nuttiger om je te focussen op het resultaat en niet het aantal uren dat iemand bezig is. Lang werken is immers niet hetzelfde als goed werken. Probeer als leidinggevende om je team duidelijke doelstellingen te geven en deze ook regelmatig te overlopen. Zo kan jij als leidinggevende een overzicht houden. Geef hierover ook feedback aan je team en erken de realisaties van individuele werknemers en het team als geheel.

Als leidinggevende heb je een voorbeeldfunctie. Je hebt de kans om je team te ondersteunen in het omgaan met (langdurig) thuiswerk. Probeer hierin steeds congruent en consequent te zijn. Mensen leren namelijk vooral impliciet. Wanneer je zelf bepaalde dingen, zoals mentaal welzijn, bespreekbaar maakt, maak je de stap om hulp te zoeken vaak kleiner.

Toon aan je team dat je zelf een goede work-life balans behoudt en laat zien hoe je omgaat met werkdruk. Durf hierin ook kwetsbaar te zijn, je mag je gerust als mens tonen aan je team. Het laatste jaar was voor iedereen moeilijk, door dit zelf bespreekbaar te maken, open je de deur naar eerlijke communicatie.

Uit onderzoek blijkt dat waardering erg belangrijk is voor werknemers. Dit is vaak zelfs de belangrijkste factor in het bepalen of iemand zich goed voelt op het werk. Wanneer je als leidinggevende je waardering toont of een compliment geeft, maak je tijd voor wat er goed gaat en sta je hier expliciet bij stil. Waardering geven is ook een vorm van feedback geven, je laat aan iemand merken dat hij of zij goed bezig is. Wanneer er voldoende waardering aanwezig is, zal dit de productiviteit en de relatie met je werknemer bevorderen.

Oefening in waardering geven : Denk aan twee personen waarmee je het niet altijd gemakkelijk hebt of waar je je deze week aan gestoord hebt. Sta even stil bij deze personen. Hoe staan ze in het leven ? Hoe ziet hun thuissituatie er uit ? Daag jezelf uit om deze personen eens positieve feedback of een waarderend compliment te geven in de komende week. Hoe reageert deze personen hierop ? Merk je een effect op de motivatie of in jullie relatie ? Hoe voelde dit voor jou ? Wat kan jij hier als leidinggevende uit leren ? Als je zou merken dat dit moeilijk gaat voor jou, mag je steeds het EAP contacteren. Ook als leidinggevende kan je altijd bij het EAP terecht voor ondersteuning en informatie.

Wil je ondersteuning bij het veranderen van je situatie, je gedrag, je gevoel en/of je gedachte? Denk dan aan het EAP. Je bent van harte welkom om je vragen bij ons te stellen. Ga naar de pagina ‘helpdesk’ op www.eap-online.eu en ontdek hoe je contact kan opnemen met ons.

Bij de pagina “Test en tools” krijg je toegang tot HappyCare. Raadpleeg ook zeker de uitgebreide bibliotheek: een veelheid aan artikels rond welzijnsgerelateerde thema’s die je hier kan raadplegen, zodat je ook hier reeds een aantal tips en tricks kan uithalen.